Vrachtbrieven en inkoopfacturen automatisch matchen

Getekende vrachtbrieven en pakbonnen moeten kloppen met de inkoopfactuur voordat er geboekt wordt. AI leest ook handgeschreven documenten en legt de match voor.

SectorProductie en logistiek

DienstAI-implementatieadvies en implementatie

StatusIn uitvoering

TechniekDocumentherkenning, taalmodel, boekhoudkoppeling

De uitdaging

Waar liep de organisatie tegenaan?

Bij binnenkomende leveringen worden vrachtbrieven (CMR) en pakbonnen met de hand getekend en soms aangevuld. Voordat een inkoopfactuur geboekt wordt, moet iemand controleren of aantallen en leveringen overeenkomen. Dat gebeurt nu handmatig, over meerdere administraties.

De documenten zijn vaak gescand, scheef of deels handgeschreven. Een standaard OCR-oplossing loopt daar op vast.

De oplossing

Hoe we AI hebben ingezet

We starten bewust met een pilot. Een combinatie van documentherkenning en een taalmodel leest de vrachtbrief, de pakbon en de factuur en vergelijkt leverancier, aantallen en referenties.

Klopt alles, dan wordt de factuur klaargezet voor boeking in het boekhoudpakket. Twijfelt het systeem, dan krijgt een medewerker de afwijking te zien in plaats van een volledige stapel.

Aanpak

Zo werkt het

Pilot op echte documentenEen representatieve set documenten, inclusief de lastige.
Herkennen en vergelijkenGegevens uit vrachtbrief, pakbon en factuur naast elkaar.
Afwijkingen tonenAlleen twijfelgevallen gaan naar een medewerker.
OpschalenNa een geslaagde pilot uitrol over alle administraties.

Resultaat

Wat het oplevert

Controle op uitzonderingAlleen afwijkingen vragen aandacht.

Ook handschriftGetest op echte, gescande documenten.

Meerdere administratiesEen werkwijze voor alle entiteiten.

Laag risicoEerst meten in een pilot, dan pas uitrollen.

Geleerd

Bij documenten van wisselende kwaliteit is een pilot geen luxe. Pas met echte, rommelige voorbeelden weet je hoe goed AI het in de praktijk doet.

De klantnaam is in overleg weggelaten.

Meer projecten

Bekijk ook

Alle projecten

UitgevoerdAI-implementatie

Hospitality

Een digitale receptioniste die 24/7 de telefoon aanneemt

Gasten bellen ook als de receptie het druk heeft of gesloten is. Een Nederlandstalige spraakassistent neemt nu elk gesprek aan, beantwoordt vragen en zet terugbelverzoeken direct door.

Lees het project

UitgevoerdAI-implementatie

Telecom en dienstverlening

Elk klantgesprek automatisch samengevat en geanalyseerd

Telefoongesprekken bevatten waardevolle informatie die nergens wordt vastgelegd. Nu wordt elk gesprek omgezet naar tekst, samengevat en voorzien van actiepunten in een eigen portaal.

Lees het project

Benieuwd wat AI voor jouw organisatie kan doen?

Plan een vrijblijvende kennismaking. In een uur weet je waar de kansen liggen en wat een logische eerste stap is.

Plan een kennismaking