Een digitale receptioniste die 24/7 de telefoon aanneemt

Waar liep de organisatie tegenaan?

Op drukke momenten en buiten openingstijden bleven telefoontjes liggen. Gasten met een simpele vraag over parkeren, openingstijden of een reservering kregen geen gehoor, en de receptie verloor tijd aan terugbellen.

De wens was helder: elk gesprek wordt aangenomen, eenvoudige vragen worden direct beantwoord en voor de rest ligt er een duidelijke notitie klaar.

Hoe we AI hebben ingezet

We hebben een digitale receptioniste gekoppeld aan de bestaande telefooncentrale. Ze spreekt natuurlijk Nederlands, kent de huisregels en veelgestelde vragen van de organisatie en weet wanneer ze iemand moet doorverbinden.

Na ieder gesprek ontvangt het team automatisch een samenvatting per e-mail, met de naam van de beller, de vraag en een eventueel terugbelverzoek. Er gaat dus niets meer verloren.

Zo werkt het

1. InventarisatieSamen met het team de meest gestelde vragen, uitzonderingen en doorverbindregels in kaart gebracht.
2. Kennis en personaEen eigen stem en gesprekstoon ingericht die past bij de uitstraling van het bedrijf.
3. Koppeling telefonieDe assistent aangesloten op de bestaande nummers, zonder dat gasten een ander nummer hoeven te bellen.
4. Testen en bijsturenProefgesprekken gevoerd, randgevallen verbeterd en de afsluiting van gesprekken verfijnd.

Wat het oplevert