OpusAIIntelligent Work
Wat wij doenProjectenWerkwijzeOver onsContactPlan een kennismaking
Projecten  /  Zakelijke dienstverlening
In uitvoeringAI-implementatie

Inkoopfacturen automatisch inlezen en klaarzetten

Inkoopfacturen komen binnen in een gedeelde mailbox. Ze worden automatisch uitgelezen, aan de juiste leverancier gekoppeld en als concept in de administratie gezet.

SectorZakelijke dienstverlening
DienstAI-implementatie
StatusIn uitvoering
TechniekMailboxkoppeling, e-factuur, documentherkenning, ERP
De uitdaging

Waar liep de organisatie tegenaan?

Elke maand komen er tientallen inkoopfacturen binnen, als PDF of als elektronische factuur. Overtypen in de administratie is foutgevoelig werk waar niemand blij van wordt.

De oplossing

Hoe we AI hebben ingezet

Een koppeling met de inkoopmailbox haalt nieuwe facturen automatisch op. Elektronische facturen worden direct gelezen, PDF-facturen worden met documentherkenning uitgelezen.

Het systeem herkent de leverancier, de bedragen en de btw en zet een conceptfactuur klaar in het ERP. Een medewerker controleert en keurt goed. De mens houdt dus de regie.

Aanpak

Zo werkt het

  1. OphalenNieuwe facturen uit de inkoopmailbox via een beveiligde koppeling.
  2. UitlezenE-facturen direct, PDF-facturen via documentherkenning.
  3. HerkennenLeverancier, factuurnummer, bedragen en btw bepalen.
  4. KlaarzettenConceptfactuur in het ERP, ter controle en goedkeuring.
Resultaat

Wat het oplevert

Minder handwerkGeen overtypen van factuurgegevens.
Minder foutenBedragen en btw komen rechtstreeks uit de bron.
Mens houdt regieNiets wordt geboekt zonder goedkeuring.
StapsgewijsEerst e-facturen, daarna PDF.
Geleerd
Begin met de makkelijkste stroom. Elektronische facturen zijn al gestructureerd en leveren snel resultaat op. PDF-verwerking bouw je daarna stap voor stap uit.

De klantnaam is in overleg weggelaten.

Meer projecten

Bekijk ook

Alle projecten
UitgevoerdAI-implementatie
Hospitality

Een digitale receptioniste die 24/7 de telefoon aanneemt

Gasten bellen ook als de receptie het druk heeft of gesloten is. Een Nederlandstalige spraakassistent neemt nu elk gesprek aan, beantwoordt vragen en zet terugbelverzoeken direct door.

Lees het project
UitgevoerdAI-implementatie
Telecom en dienstverlening

Elk klantgesprek automatisch samengevat en geanalyseerd

Telefoongesprekken bevatten waardevolle informatie die nergens wordt vastgelegd. Nu wordt elk gesprek omgezet naar tekst, samengevat en voorzien van actiepunten in een eigen portaal.

Lees het project

Benieuwd wat AI voor jouw organisatie kan doen?

Plan een vrijblijvende kennismaking. In een uur weet je waar de kansen liggen en wat een logische eerste stap is.

Plan een kennismaking